RELEVAMIENTO Y CONCLUSIONES

IV. RELEVA MIENTO

Hardware: La estructura de hardware con la que cuenta la empresa esta conformada por 6 computadoras, dentro de las cuales una funciona como servidor, mientras que las demás están destinadas al desarrollo de las actividades diarias.
La empresa no tiene pensado en el corto plazo realizar una actualización o cambio de los equipos con los que cuenta para sus actividades.

Sus principales caracteristicas son:
-Procesador Intel Core Multiplexing technology:      *Procesador Speedy: 2.2 Ghz

                                                                                       *Bus Speed: 800 Mhz

                                                                                       *Memory Speed: 667 Mhz
-L2 cache RAM: 1024 Kb

Total memoria: 2048 Mb

-Disco Rígido: 372 Gb

-puertos USB: dos por cada computadora
-Lectoras de memoria:
-Lectoras y grabadoras de CD/DVD: Todas poseen
-monitores: todas las computadoras tienen monitores CRT
-impresoras: en total hay 5 impresoras. Dos son a chorro de tinta (usadas por todas las computadoras) y tres son impresoras de matriz de puntos (2 sólo son usadas por el servidor para facturar y la otra la pueden usar todas las PC).

En otras palabras, las computadoras utilizadas son las denominadas minicomputadoras que cualquier persona puede adquirir en el mercado. Lo que afecta mas al funcionamiento del ente no es el hardware sino el software que se utilice.

Software: El sistema operativo utilizado por la empresa es el Windows XP, el cual contiene el Paquete Office que provee de planillas de cálculo, procesador de texto, administrador de correo electrónico.
Para tareas específicas se cuenta con dos programas:
- BTB (Business to Business): esta aplicación se utiliza para coordinar la actividad entre la empresa y los proveedores.
-Sistema hecho a medida para la gestión administrativo/contable de la sociedad. Por ejemplo, control de inventarios, facturación, registro de clientes, proveedores, cargo de pedidos, etc. El mismo fue desarrollado por un programador a pedido de la empresa. 

Estructura de comunicaciones:

La empresa cuenta con una red LAN con forma de estrella, es decir, todas las computadoras se encuentran conectadas a un servidor principal sin poder intercambiar información entre ellas, como lo demuestra el grafico.

Esta tipología de red permite detectar rápidamente si hay un problema o falla en alguna de las PC, sin embargo tiene la desventaja de que depende del funcionamiento del Server, si este falla o se desconecta se cae toda la red. Esta conexión LAN le permite a la empresa compartir las impresoras y mantener una constante comunicación y relación entre las diferentes áreas. Todas las terminales existentes pueden consultar la base de datos, y hasta de manera simultánea, pero solo una puede realizar el proceso de facturación.
No es necesaria la conexión a Internet para el funcionamiento de la red, sólo se debe verificar si la conexión de las máquinas al servidor se encuentra realizada de manera correcta.

Administración del Departamento IT:

La empresa no cuenta con un departamento de IT, se recurrió a un especialista en computación para que instale un sistema BTB  y para que diseñe un programa que pueda utilizarse para controlar las transacciones de la empresa, almacenar y brindar información útil sobre los clientes, las ventas, los impuestos, etc y a partir de ella poder tomar decisiones.

Todas las áreas funcionales de Solal S.A. cuentan con una computadora a través de la cual realizan sus respectivas actividades (ya sea de consultas, de carga de datos, de modificaciones, etc). Estas PC se encuentran conectadas a un servidor que realiza tareas especiales y en donde se encuentra la base de datos.

Las áreas funcionales de la empresa son: Compras, Ventas y Contabilidad/Administración; en ellas las responsabilidades no están altamente formalizadas: los empleados deben encargarse de tareas rutinarias, pero los gerentes muchas veces realizan las mismas operaciones, no hay un control muy estricto acerca de cómo se logran los resultados y de cómo mejorarlos.

Las aplicaciones instaladas son utilizadas en sus aspectos más visibles, pero no son actualizadas con frecuencia y no se buscan nuevas formas de aplicar toda la información contenida en la base de datos. Si se realizan cuidados diarios en lo que tiene que ver con antivirus.

Los inventarios, las facturaciones y los clientes son dependientes de la IT. Facturación e Inventarios son los procesos más importantes (porque tienen que ver con las ventas q es la actividad principal de la empresa) por lo que son las áreas que deberían relevarse con más detalle.

Los clientes siempre tienen que estar registrados. Si éste no esta en la base de datos no se puede facturar, por lo que cuando antes de efectuar la venta a un nuevo cliente se lo debe cargar a la base de datos.

La capacidad de Seguir operando sin soporte IT es nula. La empresa no cuenta con planes de contingencia, se usan esos sistemas y si tienen algún problema tienen que esperar a que venga el programador a solucionarlo. Hasta el momento no tuvieron ninguna caída del sistema.

Estructura de Aplicaciones

El siguiente gráfico muestra el Diagrama General de las Aplicaciones:

Existen dos aplicaciones:

·        El sistema propio, que usa lenguaje cobol. Este lenguaje esta orientado hacia el ambiente administrativo-contable, lo que lo hace más adecuado para la finalidad de la aplicación. Se posee la propiedad del código fuente pero para acceder se depende del soporte del programador. Tienen procesos relevantes con tercerización del desarrollo y mantenimiento de aplicaciones.

·        El programa BPB que utiliza el lenguaje SQL. De esta aplicación no se posee ni el acceso ni la propiedad del código fuente.

Los sistemas de aplicación transaccionales en esta empresa son los dos existentes, tanto el BPB como la aplicación propia. Ambos son sistemas funcionales. Ninguno de ellos es utilizado para la toma de decisiones.

El ERP existente (BPB) es de un tamaño pequeño debido a las actividades que realiza.

Actualmente en Solal S.A. no se utiliza un sistema de aplicación CRM, es un aspecto a tener en cuenta. Otro punto a tener en cuenta es la imposibilidad de facturar en más de una máquina a la vez, sin embrago el tiempo de respuesta de ambas aplicaciones es el indicado.

OPINIONES DEL ENTREVISTADO: El problema principal es que si por alguna razón (como ser cortes de luz, caída del sistema) deja de funcionar la red (o el servidor, por lo que se corta la red) no pueden realizarse las tareas habituales de la empresa, ya que sólo es posible facturar con impresora (ya que la autorización entregada por la DGI es para facturación impresa y no para la manual). La solución sería pedir autorización para hacer facturas de manera manual.

V. CONCLUSIONES DEL GRUPO:

Si bien la empresa tiene una buena posición en el mercado tenemos la certeza que sus ganancias podrían ser mucho más altas si se aprovecharan mejor los recursos con los que cuenta. En lo que respecta a su Infraestructura Tecnológica está perfectamente diseñada para soportar las aplicaciones que se utilizan actualmente e incluso para las mejoras e incorporación de nuevas tecnologías, está perfectamente adaptada al tamaño de la sede en la que se llevan a cabo las actividades.

En lo concerniente a los Sistemas de Información se supo encontrar el tamaño adecuado de aplicaciones del tipo ERP. Sin embargo, como se dijo mas arriba, no se lo está utilizando en todo su potencial. Una manera para efectivizar a la empresa es unificar los sistemas BPB y la aplicación propia para evitar las dificultades que se presentan entre las comunicaciones interdepartamentales y en los flujos de actividades que se desarrollan a nivel global por la empresa. Por otro lado sólo se utilizan los sistemas para hacer presentaciones legales (como facturación, rendición del IVA, pago de sueldos, etc) y no se los aprovecha como una verdadera fuente de crecimiento (ya que con estos programas es posible llegar mejor a los clientes y cumplir mejor sus necesidades). Quizá pueda ser útil en un futuro cercano analizar la posibilidad de instalar un sistema CRM, pero para ello primero es necesario aprender a sacar la mejor ventaja de las aplicaciones actuales.   

Nosotros recomendamos que se revisen mejor las tareas de los trabajadores, sobre todo en el caso de los gerentes creemos que deberían dejar más a los empleados las tareas rutinarias y prestar mayor (y mejor) atención a planificar nuevos horizontes, a crear estrategias de ventas, de captura de clientes y de posicionar a la empresa en un lugar más privilegiado. En cierta forma Solal S.A. es una de las tantas empresas que no realizan un profundo análisis de costo-beneficio antes de aplicar un sistema de información y que, por lo tanto, no aplica todas las posibilidades que le brinda, sobre todo si tenemos en cuenta que uno de ellos es una aplicación hecha a medida.